Nieuwe projecten starten niet op capaciteit die al nodig is voor beheer en continuïteit.
Run + Change capaciteitsplanning
Run stopt niet als Change begint.
Dezelfde mensen voeren terugkerend werk uit én werken aan verandering. CapacityOne brengt terugkerend werk, bestaande projecten en nieuwe initiatieven samen, zodat je ziet hoeveel capaciteit werkelijk overblijft.
Run + projecten samen
Beschikbare capaciteit zichtbaar
Minder overcommitment
Team BedrijfsvoeringCapaciteitsbeeld per week
Run + Change
Contract432u
Run248u
Change128u
Beschikbaar56u
Finance & ControlRun 56uChange 28u12u vrij
HR ServicesRun 72uChange 32u8u vrij
OperationsRun 64uChange 40u16u vrij
Data & ReportingRun 56uChange 28u20u vrij
Nieuwe projectvraag72 uur per week
16u tekort
01 — Waarom Run + Change?
Omdat dezelfde mensen vaak twee werelden tegelijk bedienen.
Dagelijks werk heeft continuïteit nodig. Projecten vragen verandering. Als die twee apart worden gepland, lijkt er meer ruimte dan er werkelijk is.
1
Run wordt onderschat in projectplanning
Maandafsluiting, recruitment, klant- of interne dienstverlening en operationeel werk verdwijnen niet zodra een nieuw initiatief start.
2
Change wordt toegezegd op papieren capaciteit
Nieuwe projecten worden gestart zonder dat bestaande Run-verplichtingen volledig zijn meegenomen.
3
Overbelasting wordt pas later zichtbaar
Teams voelen het tekort wanneer werk al loopt, deadlines schuiven en prioriteiten met elkaar botsen.
Een goed capaciteitsbeeld laat Run en Change tegen dezelfde uren concurreren.
CapacityOne maakt zichtbaar wat al vastligt, wat nieuw wordt gevraagd en hoeveel ruimte werkelijk nog beschikbaar is.
02 — Van twee werkelijkheden naar één beeld
Wat verandert er als Run en Change samen worden gepland?
Huidige situatie
Met CapacityOne
Concrete winst
Run staat vaak in operationele planningen en projecten staan in een aparte verander- of projectplanning.
Beide vormen van werk worden afgezet tegen dezelfde capaciteit.
Eén betrouwbaar totaalbeeld.
Een nieuw project lijkt haalbaar omdat alleen projecturen worden bekeken.
De projectvraag wordt vergeleken met capaciteit die na Run en bestaande Change overblijft.
Minder overcommitment.
Teams ervaren conflicterende prioriteiten nadat het werk al is gestart.
Het knelpunt wordt zichtbaar vóórdat capaciteit wordt toegezegd.
Eerder bijsturen.
Discussies gaan over wie gelijk heeft over de beschikbare ruimte.
Run, Change en vrije capaciteit staan in hetzelfde overzicht.
Minder discussie, betere besluiten.
03 — Run + Change in de praktijk
Zie wat al vastligt voordat je nieuwe Change toevoegt.
CapacityOne maakt per team of medewerker zichtbaar hoeveel capaciteit naar Run gaat, hoeveel al is ingezet voor projecten en wat nog vrij is.
Rol / medewerker
Run
Change
Beschikbaar
Finance & ControlTerugkerend werk en ondersteuning
20u
12u
4u vrij
HR ServicesVaste dienstverlening en ad-hoc werk
24u
8u
4u vrij
OperationsTerugkerend werk en projectinzet
16u
14u
6u vrij
Teamoverzicht
Beschikbare capaciteit
Contract432 uur
Run248 uur
Change128 uur
Vrij56 uur
Nieuwe projectvraag
CRM-vernieuwingNieuwe Change-vraag
72u
+72u
Werkelijk beschikbaarNa Run en bestaande projecten
56u
Basis
De nieuwe vraag is 16 uur groter dan de werkelijk beschikbare capaciteit. Daardoor kan het initiatief worden verschoven, kleiner worden gemaakt of anders worden bemenst vóórdat het wordt toegezegd.
04 — Wat levert het op?
Run + Change wordt pas waardevol als je betere keuzes kunt maken.
Door beide werelden samen te brengen zie je eerder wat uitvoerbaar is en waar prioriteiten moeten veranderen.
Zie vooraf welke initiatieven binnen de beschikbare ruimte passen en welke niet.
Maak conflicterende vraag zichtbaar voordat die als extra werk bij medewerkers terechtkomt.
Prioriteer projecten niet alleen op waarde en urgentie, maar ook op daadwerkelijke uitvoerbaarheid.
05 — Run + Change uitgelegd
Beheer en verandering gebruiken dezelfde capaciteit.
Run omvat het structurele werk dat nodig is om dienstverlening, systemen en processen draaiend te houden. Change omvat projecten, verbeteringen en veranderinitiatieven die dezelfde medewerkers en expertise nodig hebben.
CapacityOne brengt beide vormen van werk samen in één capaciteitsbeeld. Daardoor zie je hoeveel capaciteit werkelijk beschikbaar blijft nadat bestaande Run- en Change-verplichtingen zijn meegenomen.
Waarom moet Run worden meegenomen in projectplanning?
Omdat medewerkers naast projecten vaak structureel beheer- en operationeel werk uitvoeren. Wanneer dat niet wordt meegerekend, wordt beschikbare projectcapaciteit te hoog ingeschat.
Wat gebeurt er als nieuwe Change groter is dan beschikbare capaciteit?
Dan wordt het tekort vóór de toezegging zichtbaar. De organisatie kan vervolgens prioriteren, verschuiven, de scope aanpassen of extra capaciteit organiseren.
Is Run altijd een vast aantal uren?
Nee. De inrichting kan per organisatie, team, rol of medewerker verschillen. Het doel is dat structurele belasting zichtbaar wordt meegenomen in hetzelfde capaciteitsbeeld als projecten en nieuwe vraag.
Eén beeld voor Run en Change
Zie hoeveel ruimte er echt overblijft voor verandering.
We bekijken hoe Run en projecten nu worden gepland en waar capaciteit in de praktijk dubbel wordt geteld.